Экономика
Секретарь

Секретарь

План

    1. Немного из истории.
    2. Возможности секретаря-референта.
      1. Основные функции секретаря.
      2. Современные требования.
      3. Классификация секретарей.
      4. Обязанности.

    3. Вывод .

1. Немного из истории.

Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы.

А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.

  • Возможности секретаря-референта.
  • Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

    Секретарь должен быть всегда в “форме” : тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения., уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать “нюансы” дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.

    Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

    Основные функции секретаря.

    Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:

      • знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс) ;
      • знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями ; заниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;
      • знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

    Современные требования.

    Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать следующими качествами:

      1. иметь профессиональный имидж;
      2. хорошо владеть речью и письмом;
      3. обладать хорошей памятью;
      4. хорошо ориентироваться во времени;
      5. содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;
      6. уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;
      7. осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;
      8. быть энергичным, проявлять инициативу;
      9. быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;
      10. поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;
      11. контролировать финансы офиса;
      12. быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

    Классификация секретарей.

    Есть несколько позиций, которые занимают секретари: RECEPTIONIST – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность. На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

    Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.

    Самая же высокая должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры… Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

    Обязанности.

    Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

      • учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;
      • оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.. ;
      • подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;
      • оформление протоколов рассылок выписок из них;
      • анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;
      • подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;
      • прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;
      • организация приемов посетителей;
      • прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

    Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

      • техническое обеспечение работы руководителя;
      • подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;
      • организация приема работников и посетителей;
      • телефонное обслуживание;
      • подготовка командировок;
      • организация презентаций и специальных приемов гостей;
      • стенографирование;
      • контроль за праздничными и юбилейными датами;
      • обработка почты;
      • машинописные работы;
      • сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;
      • сбор материалов для докладов и речей руководителя;
      • ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

    Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

    Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.

  • Вывод .
  • Помните: ваши ошибки – это ошибки того должностного лица, в структурном подразделении которого вы работаете.

    Приступая к работе, ответьте себе на следующие вопросы: Что нужно сделать? Как? Когда? Какой ожидаемый результат?

    Немного размышления, чуточку здравого смысла, оперативности – и все готово. Если вы целеустремленная и организованная, деловая, доброжелательная в общении с окружающими, обаятельная и привлекательная, то профессия секретарь ждет вас.


    просмотров: 506
    Search All Ebay* AU* AT* BE* CA* FR* DE* IN* IE* IT* MY* NL* PL* SG* ES* CH* UK*
    Women Secretary Costume Uniform Sexy Lingerie Cosplay Open Bra Crop Top+SkirtCH

    188,37 руб.
    End Date: 26.05 17:27
    Buy It Now for only: US 188,37 руб.
    Buy it now |
    Хохлатый секретарь (лист из альбома литографий "Галерея птиц... королевского

    1 200,00 руб.
    End Date: 17.06 15:31
    Buy It Now for only: US 1 200,00 руб.
    Buy it now |
    Гийом де Брассер - секретарь французской королевы Анны Австрийской.

    1 100,00 руб.
    End Date: 17.06 14:31
    Buy It Now for only: US 1 100,00 руб.
    Buy it now |
    Сексуальные женские озорной школьницы секретарь униформа костюм карнавальный костюм

    527,93 руб.
    End Date: 10.06 12:43
    Buy It Now for only: US 527,93 руб.
    Buy it now |
    Виченцо Лунарди (1759-1806) — секретарь Неаполитанского посольства, первым

    700,00 руб.
    End Date: 17.06 15:28
    Buy It Now for only: US 700,00 руб.
    Buy it now |
    Женская школа девочка форма костюм сексуальное белье модные мини-платье косплей наряды

    677,00 руб.
    End Date: 11.06 05:22
    Buy It Now for only: US 677,00 руб.
    Buy it now |
    Сексуальные женские секретарь униформа непослушная школьница костюм карнавальный костюм Великобритания

    658,06 руб.
    End Date: 09.06 08:28
    Buy It Now for only: US 658,06 руб.
    Buy it now |
    Сексуальный секретарь офис наряд ролевая игра униформа белье корсет + юбка пижамы

    1 234,58 руб.
    End Date: 23.05 22:26
    Buy It Now for only: US 1 234,58 руб.
    Buy it now |
    Search Results from AllSoft: новости

    Сан-Франциско ждет! Вы — Маркус, блестящий хакер, объединяетесь с DedSec, чтобы противостоять ctOS 2.0, системе глобального контроля. Сокрушите ее, это будет взлом века!
    Первым покупателям — скидка 250 рублей! Успей купить первым! 


    подробнее»
    181528

    PrintStore Pro — программа для учета расходных материалов и оборудования. Просчитывает запас каждого картриджа в каждом принтере и помогает сформировать заказ на следующий период. Поддерживает учет перезаправок. Учитывает при всех операциях совместимость принтеров и картриджей. Хранит историю всех действий с картриджами и принтерами, позволяет создавать множество отчетов.


    подробнее»
    123795

    Fax Voip T38 Fax & Voice — факс и автоответчик для вашей SIP/H.323/ISDN сети. Виртуальные голосовые факс модемы. Поддержка T.38, Fax поверх G.711 и CAPI факс. Одновременные SIP регистрации, маршрутизация вызовов, цветные факсы. Совместимость со стандартными факс программами. Fax Voip принтер, Консоль Fax Voip для управления факсами. Сохранение входящих факсов в TIFF/PDF/SFF файлы. Маршрутизация входящих факсов: E-mail, Сохранить в папке, Печать. Факс по запросу. Отправка факса через e-mail (Почта-на-факс) и получение факсов на e-mail (Факс-на-почту).


    подробнее»
    139103

    Fax Voip T38 Fax & Voice — факс и автоответчик для вашей SIP/H.323/ISDN сети. Виртуальные голосовые факс модемы. Поддержка T.38, Fax поверх G.711 и CAPI факс. Одновременные SIP регистрации, маршрутизация вызовов, цветные факсы. Совместимость со стандартными факс программами. Fax Voip принтер, Консоль Fax Voip для управления факсами. Сохранение входящих факсов в TIFF/PDF/SFF файлы. Маршрутизация входящих факсов: E-mail, Сохранить в папке, Печать. Факс по запросу. Отправка факса через e-mail (Почта-на-факс) и получение факсов на e-mail (Факс-на-почту).


    подробнее»
    141754

    Retouch Pilot — программа для удаления изъянов с фотографий, таких как царапины, мелкие пятна и другие мелкие дефекты, существующие на фото или полученные при сканировании. Вы можете удалять целые объекты, попавшие случайно в кадр, а также инструментом пластика изменять форму и пропорции. Программа позволяет ретушировать изъяны кожи - пятнышки, морщинки и др..


    подробнее»
    26516

    R-Studio — эффективное программное обеспечение, позволяющее восстанавливать данные с жестких дисков, CD, DVD, дискет, USB дисков, ZIP дисков и устройств флеш-памяти.


    подробнее»
    88115

    Сборка электронных каталогов автозапчастей включает в себя грузовые автомобили Европы и Китая. В сборку включена программа Tecdoc, позволяющая подобрать не оригинальные запчасти.


    подробнее»
    183206

    Sound Pilot озвучивает клавиатуру. Каждое прикосновение к клавиатуре рождает звук, который разнообразит процесс набора текста, развлекает и снижает утомляемость.


    подробнее»
    78205
    Search All Amazon* UK* DE* FR* JP* CA* CN* IT* ES* IN* BR* MX
    Search Results from «Озон» бизнес книги
     
    Рене Давид, Камилла Жоффре-Спинози Основные правовые системы современности Les grands systemes de droit contemporains
    Основные правовые системы современности
    В мировой юридической литературе книга известного французского ученого Рене Давида имеет высочайший рейтинг. Она положила начало одному из основных направлений сравнительного правоведения - комплексному изучению правовой карты современного мира.

    Блестящая эрудиция, глубина научного обобщения, гуманные социальные позиции автора делают книгу интересной для ученых-юристов, преподавателей, студентов и тех, кто находится в поиске правовых знаний....

    Цена:
    1144 руб

    Егор Гайдар Долгое время
    Долгое время
    В работе "Долгое время" автор обосновывает стратегические направления экономической политики России, актуальные для периода написания книги. Фундаментом этого обоснования послужило исследование и обобщение мировой экономической истории от неолитической революции до наших дней. Оно позволило проследить истоки и условия зарождения в Европе такого исключительного явления как современный экономический рост, а также факторы, препятствующие переходу к этому типу роста и использованию его возможностей.

    Об авторе:
    Егор Гайдар - российский государственный и политический деятель, экономист, доктор экономических наук, один из основных руководителей и идеологов экономических реформ начала 1990-х в России. Под руководством Гайдара начался переход от плановой к рыночной экономике, были проведены либерализация цен, реорганизация налоговой системы, либерализация внешней торговли, начата приватизация.
    Один из ключевых участников событий со стороны правительства во время Конституционного кризиса 1993 года и прекращения деятельности Съезда народных депутатов и Верховного Совета России. Организатор антивоенных митингов во время Первой чеченской войны. Основатель и один из руководителей партий "Демократический выбор России" и "Союз правых сил". Основатель и директор Института экономической политики. Автор многочисленных публикаций по экономике.

    Цитата:
    "Огромная доля экономического роста 2000-х обусловлена тем, что заложил Гайдар… Когда сто лет спустя будут оглядываться на эти события, как мы смотрим сейчас на Гражданскую войну, на Французскую революцию, в умах останутся Горбачев, Ельцин и Гайдар, больше никого не останется. Потому что это были преобразователи, которые изменили мир."

    Олег Цывинский, профессор Йельского университета



    Теги:
    Гайдар, экономика, политика, общество, история, Россия...

    Цена:
    906 руб

    Юрий Болдырев О бочках меда и ложках дегтя
    О бочках меда и ложках дегтя
    Известен постулат либеральной идеологии: преумножение общественного `пирога` дает даже самым бедным больше, чем попытки справедливого перераспределения этого `пирога`.
    У нас же под прикрытием этих идей занимались не развитием, а именно перераспределением. Причем, крайне несправедливым. Следствие - серьезные препятствия для интенсивного экономического развития.
    Результат: ни справедливости, ни преумножения общественного `пирога` - такой вот либерализм по-русски....

    Цена:
    267 руб

    С. И. Валянский Теория информации и образование. Условия выживания России
    Теория информации и образование. Условия выживания России
    Актуальнейшая проблема сегодняшнего дня - выход из системы глобальных кризисов, с которыми столкнулось население земли, и переход к "обществу разумного потребления", обществу знания. Огромную роль в этом процессе играет образование - социальный институт, одной из задач которого является сохранение и трансляция знания (информации) в социальных системах.

    А что такое информация? Изначально ее теория возникла для нужд техники. Из-за этого многие ее аспекты остались не развитыми, потому что они просто не были важными для технических систем. Применение теории информации к биологическим системам уже заставило заняться вопросом возникновения новой информации. А работа с социальными системами выдвинула такие понятия, как ценность, эффективность, сложность информации и т.д. Более полный подход к теории информации, в свою очередь, позволяет найти решения ряда проблем в теории социальных систем, в частности - в образовании, и показать пути оптимизации этих процессов....

    Цена:
    161 руб

     Экономика здравоохранения
    Экономика здравоохранения
    Первое в отечественной литературе учебное пособие, которое отражает подходы современной экономической теории и использует ее инструментарий для анализа проблем здравоохранения.
    Авторы книги имеют значительный опыт преподавания курсов по экономике здравоохранения и смежным дисциплинам, ими опубликован ряд монографий и учебных пособий, десятки научных статей. Являясь ведущими в нашей стране специалистами по экономике здравоохранения, авторы неоднократно выступали экспертами в рамках международных консультативных проектов в России и за рубежом, в том числе проектов Всемирной организации здравоохранения, Всемирного Банка, Европейского сообщества, участвовали в подготовке программных документов Правительства России....

    Цена:
    326 руб

    Роберто Пело, Витторио Торрембини Sdelano v Italii. Итальянский бизнес в России Sdelano v Italii: La Presenza italiana in Russia: Successi, problemi e prospettive
    Sdelano v Italii. Итальянский бизнес в России
    За десять лет с 1999 по 2008 год торгово-экономические отношения между Россией и Италией продемонстрировали бурный рост, увеличившись с 3 миллиардов до 25 миллиардов евро. В такой же пропорции за это время увеличился объем взаимных прямых инвестиций, а также число соглашений о стратегическом партнерстве и создании совместных предприятий.
    Возросла интеграция экономики обеих стран. Преодолевая последствия глобального экономического кризиса, отношения между двумя странами начали развиваться на новой основе, закрепляя достигнутые успехи и открывая новые перспективы.
    Этой книге присуще глубокое понимание исторического и экономического контекста, в котором развивалось сотрудничество обеих стран, тем более что предлагаемый авторами анализ опирается на богатейший практический опыт с множеством живых, конкретных примеров итальянского присутствия в России.

    Этот опыт может сказать много полезного представителям как итальянских фирм, которые хотят выйти на российский рынок, так и российских фирм, которые ищут партнеров в Италии....

    Цена:
    311 руб

    С. М. Дробышевский, Т. В. Евдокимова, П. В. Трунин Влияние выбора целей и инструментов политики денежных властей на уязвимость экономик
    Влияние выбора целей и инструментов политики денежных властей на уязвимость экономик
    Книга посвящена сравнению режимов денежно-кредитной политики с точки зрения уязвимости экономик использующих их стран к кризисам. Работа состоит из двух частей. Первая часть - обзор литературы, где представлены результаты исследований, рассматривающих подверженность кризисам экономик, которые применяют такие режимы денежно-кредитной политики, как таргетирование валютного курса, классическое и модифицированное инфляционное таргетирование. Приводятся оценки эффективности накопления валютных резервов в качестве инструмента предотвращения или смягчения кризисов.
    Во второй части работы - эмпирической - описаны методология и результаты сравнения адаптационных способностей экономик, полученные на основе анализа динамики ключевых макроэкономических показателей в докризисный и посткризисный периоды в странах, сгруппированных по режимам денежно-кредитной политики. Представлены оценки подверженности экономик кризисам на основе расчета частот наступления кризисов при различных режимах.

    Для преподавателей и студентов экономических вузов, специалистов в области макроэкономики и финансов....

    Цена:
    640 руб

    Михаил Ходорковский, Наталия Геворкян Тюрьма и воля
    Тюрьма и воля
    Михаил Ходорковский был одним из богатейших людей России, а стал самым знаменитым ее заключенным. Его арест в 2003 году и последующий обвинительный приговор стали поворотными в судьбе страны, которая взяла курс на подавление свободы слова и предпринимательства и построение полицейского государства. Власти хотели избавиться от вышедшего из-под их контроля предпринимателя, а получили символ свободы, несгибаемой воли и веры в идеалы демократии.
    Эта книга уникальна, потому что ее автор - сам Михаил Ходорковский. Впервые за многие годы он решил откровенно рассказать о том, как все происходило на самом деле. Как из молодежного центра вырос банк МЕНАТЕП, а потом - ЮКОС. Как проходили залоговые аукционы, и ЮКОС стал лидером российского и мирового бизнеса. И как потом все это рухнуло - потому, что Ходорковский оказался слишком неудобным для власти. Почему он не уехал, хотя мог, почему не держит зла на тех, кто прервал его полет. Что представляет из себя жизнь в тюрьме и на зоне. И каким он видит будущее России.
    Соавтор Михаила, известный журналист, автор книги "От первого лица. Разговор с Владимиром Путиным", Наталия Геворкян, дополняет его рассказ своей точкой зрения на события, связанные с ЮКОСом и историей России последнего десятилетия....

    Цена:
    321 руб

    Владимир Малявин Экономика жизни. Менеджмент и стратегии бизнеса в Китае
    Экономика жизни. Менеджмент и стратегии бизнеса в Китае
    В книге собраны работы известного отечественного китаеведа, посвященные особенностям управления и предпринимательства в Китае и их значению для современного менеджмента и корпоративной стратегии. Автор представляет свое оригинальное видение китайских методов менеджмента, их философских и культурных оснований. Книга обращена как к специалистам-востоковедам, так и к деловым людям и широким кругам читателей, интересующихся секретами жизненного успеха....

    Цена:
    944 руб

    Дайана Койл ВВП. Краткая история, рассказанная с пиететом GDP: A Brief but Affectionate History
    ВВП. Краткая история, рассказанная с пиететом
    Известный британский экономист Дайана Койл прослеживает историю искусственного, абстрактного, сложного, но важнейшего статистического показателя – ВВП – от его предшественников в XVIII–XIX вв. до его изобретения в 1940-х годах, послевоенного «золотого века» и сегодняшнего дня. Читатель узнает, зачем был изобретен этот стандартный инструмент измерения величины экономики, как он менялся на протяжении десятилетий и каковы его сильные и слабые стороны. В книге объясняется, почему даже самые незначительные изменения в ВВП могут определять исход выборов и влиять на важные политические решения. В заключительной главе автор убедительно показывает, что ВВП был хорошим показателем для экономики XX в., но становится все менее подходящим для экономики XXI в., в которой определяющую роль играют инновации, услуги и нематериальные блага....

    Цена:
    376 руб

    2008 Copyright © JobYou.ru Мобильная Версия v.2015 | PeterLife и компания
    Пользовательское соглашение использование материалов сайта разрешено с активной ссылкой на сайт. Партнёрская программа.
    Rambler's Top100 Яндекс цитирования Яндекс.Метрика